Fazendo mais com menos

Como aumentar sua produtividade e aproveitar o tempo de forma eficaz para garantir sucesso no trabalho

Já está na hora de sair do trabalho e ir para casa, mas você tem a impressão de que não fez nada o dia todo? É cada vez mais comum a sensação de que precisamos de mais horas para dar conta de tudo o que precisa ser feito. São tantas reuniões e entrega de projetos que o tempo nunca é suficiente para cumprir todas as obrigações. Para tentar resolver essa complicada equação, responder e-mails no horário de almoço e levar trabalho para casa se tornam hábitos comuns. O resultado dessa rotina são pessoas ansiosas, estressadas e pouco produtivas.

Mas, afinal, o que é a produtividade? Ser mais produtivo é alcançar melhores resultados com menos esforço. Estender sua jornada de trabalho até altas horas todos os dias e passar os finais de semana na empresa não vão aumentar sua produtividade. Pelo contrário, trabalhar demais só irá causar mais cansaço e desatenção, e aumentar suas chances de tomar decisões erradas.

Primeiro, para aumentar a produtividade no trabalho, é necessário entender que a procrastinação é natural. Procrastinar é deixar para resolver amanhã, adiar uma tarefa o máximo possível. O nosso cérebro está sempre em busca de recompensas rápidas e de atividades que dão prazer imediato. É por isso que assistir a vídeos no Youtube é mais interessante do que fazer o relatório que o seu chefe pediu. Uma das melhores maneiras de driblar isso é dividir atividades longas em pequenas partes e oferecer algumas recompensar para o cérebro. Por exemplo, a cada 50 minutos de trabalho, você pode assistir 10 minutos dos seus vídeos favoritos. Tarefas muito longas rapidamente se tornam cansativas e entediantes, mas quando elas estão divididas em etapas fica mais fácil manter o foco e a concentração.

Tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo na esperança de ser mais produtivo é outro erro. O nosso cérebro só consegue se concentrar em uma coisa de cada vez. Se você quer ser mais produtivo, elimine todas as distrações para que você possa dedicar total atenção ao que está fazendo. Isso vale para as notificações de mensagens que chegam ao seu WhatsApp.

Técnicas para melhorar seu desempenho

1. Matriz de Eisenhower: Faça uma tabela e anote quais tarefas são importantes e quais são urgentes. A prioridade, é claro, são as tarefas importantes e urgentes. O que é importante, mas não é urgente, você pode agendar para depois. Tudo aquilo que não é importante, mas é urgente, deve ser delegado a alguém. As tarefas que não são nem importantes e nem urgentes devem ser esquecidas.

2. Metodologia GTD: Fazendo as coisas acontecerem, o primeiro passo desta técnica é dividir a sua lista de tarefas em 7 categorias:

2.1) Fazer já, pois você pode fazer em 2 minutos;
2.2) É uma tarefa complexa, então é um Projeto;
2.3) Tem uma data? Portanto é um Compromisso;
2.4) É delegável? Encaminhe e classifique como Aguardando;
2.5) Pode ser feita assim que possível? Fica como Próximas Ações;
2.6) Não dá para fazer agora? Faça Algum Dia;
2.7) Tarefa absurda? Delete!
Comece o dia com as atividades mais simples do grupo Fazer Já. A prioridade são as tarefas que você classificou como Próximas Ações, em seguida Algum Dia e, por fim, os Projetos. Revise a sua lista com frequência e esteja sempre cobrando aquilo que você delegou e está na categoria Aguardando.

3. Técnica de Pomodoro: Divida o seu tempo em intervalos de 25 minutos de trabalho e cinco de descanso. A cada duas horas, você faz uma pausa de meia hora. A cada duas horas, você faz uma pausa de meia hora. Se você conseguir terminar nos primeiros 25 minutos, recomece de onde parou depois de descansar por cinco minutos. A vantagem da Técnica de Pomodoro é que ela te ajuda a se concentrar em uma coisa de cada vez.

Fonte: Revista Ofertão